Retur barang adalah proses mengembalikan barang kepada pihak yang memasoknya. Pembeli bisa mengembalikan produk kepada toko, sementara toko bisa mengembalikan stok kepada pemasok. Alasannya bisa berupa barang rusak, varian yang keliru, atau jumlah yang berbeda dari pesanan.
Pengembalian fisik dan pengembalian dana adalah dua hal yang perlu dicatat terpisah. Barang yang sudah tiba kembali di gudang masih bisa menunggu pemeriksaan. Setelah itu, penyelesaiannya bisa berupa penggantian, perbaikan, atau pengembalian dana sesuai ketentuan transaksi dan hasil pemeriksaan.
Retur Penjualan, Retur Pembelian, dan Paket Gagal Antar
Satu pengembalian bisa disebut retur penjualan oleh penjual dan retur pembelian oleh pembeli. Misalnya, toko memesan 12 rak dari pemasok, tetapi dua unit memiliki ukuran berbeda. Ketika toko mengembalikan kedua unit itu, toko mencatat retur pembelian dan pemasok mencatat retur penjualan. Jika toko mengembalikan sebagian pesanan, sebutkan jumlah unit yang benar-benar dikirim balik agar kedua pihak bisa mencocokkan catatannya.
Paket yang kembali karena gagal diantar memiliki alur berbeda. Pada kondisi ini, jasa kirim dapat mengembalikan paket kepada pengirim karena pengantaran tidak selesai, sesuai prosedur operator. Jika riwayat menunjukkan paket sedang dikembalikan, cek alasan pada pelacakan atau hubungi jasa kirim. Untuk pesanan marketplace, cek juga status transaksi di aplikasi karena riwayat pengiriman dan penyelesaian pembayaran muncul di bagian yang berbeda.
Retur termasuk dalam reverse logistics, yaitu pengelolaan arus barang kembali melalui rantai pasok. Cakupannya bisa berlanjut setelah barang diterima, misalnya ke pemeriksaan, perbaikan, penjualan kembali, atau daur ulang sesuai kondisi barang.
Cara Mengirim Retur Barang agar Mudah Ditelusuri
1. Konfirmasi Barang dan Bukti yang Dibutuhkan
Cocokkan nomor pesanan, varian, dan jumlah barang yang bermasalah. Jelaskan selisihnya dengan spesifik. Misalnya, tulis “dua dari enam unit berbeda ukuran” agar penjual tahu bagian mana yang perlu diperiksa. Simpan foto label, kondisi barang, dan kelengkapan paket jika relevan dengan alasan pengajuan.
Untuk transaksi marketplace, ajukan melalui menu bantuan pada pesanan. Ikuti instruksi yang tampil mengenai bukti, tenggat, serta barang mana yang perlu dikembalikan. Untuk transaksi langsung, minta konfirmasi tertulis dari penjual atau pemasok sebelum mengirim.
2. Pastikan Alamat Tujuan dan Ketentuan Ongkir
Periksa alamat retur, nama bagian penerima, kontak aktif, metode pengiriman, dan pihak yang menanggung ongkir. Toko bisa memiliki alamat penjualan dan lokasi penerimaan retur yang berbeda. Jika barang harus diterima di gudang, tanyakan gerbang masuk dan jam penerimaan. Gunakan panduan penulisan alamat paket untuk mengecek kelengkapan label.
Jika aplikasi menyediakan label atau kode pengembalian, ikuti petunjuknya. Untuk retur langsung ke pemasok, tanyakan apakah nomor pesanan atau referensi retur perlu dicantumkan agar petugas gudang dapat menemukan pengajuan yang sesuai.
3. Kemas Barang dan Simpan Bukti Pengiriman
Lindungi barang sesuai ukuran dan kondisinya. Sertakan aksesori atau komponen yang diminta dalam instruksi retur. Jika menggunakan kardus bekas, lepas atau tutup label lama supaya tujuan kiriman mudah dikenali. Simpan foto barang sebelum dikemas, foto kemasan berlabel, dan bukti penyerahan kepada jasa kirim bila diperlukan untuk pengecekan.
Untuk pengiriman banyak koli, beri penanda seperti 1 dari 3, 2 dari 3, dan 3 dari 3, lalu catat isi tiap kemasan. Simpan nomor resi dan cocokkan dengan daftar koli. Jika gudang hanya menerima dua kemasan, daftar itu membantu menunjukkan koli mana yang masih perlu ditelusuri.
Apa yang Perlu Dicek Penjual Saat Retur Tiba?
Mulailah dengan mencocokkan nomor pesanan atau referensi retur, jumlah koli, dan kondisi kemasan. Setelah dibuka, periksa varian, jumlah unit, kelengkapan, dan kondisi barang. Jika produk memiliki nomor seri, bandingkan dengan catatan awal jika tersedia. Catat hasil pemeriksaan sebelum memperbarui stok atau menyampaikan keputusan kepada pembeli.
| Temuan saat pemeriksaan | Tindak lanjut |
|---|---|
| Barang lengkap dan kondisinya sesuai | Catat hasil pemeriksaan dan tentukan apakah barang layak masuk kembali ke stok jual. |
| Barang rusak atau perlu diperiksa lebih lanjut | Pisahkan dari stok jual dan tentukan apakah barang perlu diperbaiki atau diperiksa pemasok. |
| Jumlah atau identitas barang berbeda | Dokumentasikan selisih dan cocokkan dengan pengajuan serta catatan pengiriman sebelum menyelesaikan retur. |
Simpan alasan pengajuan dan hasil pemeriksaan pada catatan yang sama. Jika beberapa retur berasal dari varian yang tertukar, periksa penandaan rak dan proses pengecekan pesanan. Jika keluhannya berulang pada bagian produk yang sama, teruskan catatan tersebut ke pemasok atau tim produk. Untuk pembelian bisnis, pisahkan juga tanggal barang diterima dari tanggal penggantian atau pengembalian dana agar tim gudang dan administrasi bisa melihat tahap yang masih terbuka.
Menyiapkan Pengiriman Balik untuk Barang Besar
Untuk retur rak, peralatan usaha, atau beberapa koli ke pemasok di kota lain, siapkan jenis barang, jumlah kemasan, berat dan ukuran setelah dikemas, serta alamat asal dan tujuan. Tanyakan apakah gudang tujuan membutuhkan jadwal penerimaan atau alat bantu bongkar. Data itu bisa digunakan saat berkonsultasi tentang layanan cargo darat antarkota dan cek ongkir Insan Cargo untuk pengiriman balik yang Anda atur langsung.
